Rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji, poszukiwanie nowych rozwiązań – oto główne wyzwania managerów i ich podwładnych w dzisiejszych czasach. I choć wiele tych procesów dokonujemy w sposób nieuświadomiony czy też rutynowy, coraz bardziej przekonujemy się również, że można kształtować je inaczej, wykorzystując drzemiącą w nas kreatywność. Tu pomocna jest facylitacja.

Facylitacja jako słowo ma swoje korzenie w j. francuskim  (facile) i oznacza ułatwianie, wspieranie. Jako proces polega na takim zaprojektowaniu i „onarzędziowaniu” danego wyzwania (np. spotkania zespołu projektowego czy zarządu, warsztatu dot. komunikacji czy też warsztatu wypracowującego strategię etc.), aby wspierać efektywną pracę grupy. W spotkaniu, które jest facylitowane, nie ma istnieje zjawisko marnowania czasu i energii czy indywidualnych zasobów uczestników.  Wszystko, co na nim się dzieje, ma swoją zaplanowaną kolejność i efekt końcowy.

Zaskakujące efekty

Mawia się, że potrzeba jest matką wynalazków. Facylitacja narodziła się jako odpowiedź na ogromne zapotrzebowanie zespołów na wsparcie w różnego rodzaju procesach, w których oczekiwaniem było wypracowanie konkretnego rezultatu.  Aby ten rezultat był optymalny okazało się, że trzeba uruchomić myślenie „spoza pudełka”, a to nie jest takie proste, jeśli od dawna tkwimy w określonych schematach. Dzięki zaproszeniu facylitatora i dokładnego omówienia z nim założeń spotkania
i oczekiwań uczestników, możliwe stało się zupełne inne podejście do kreowania rozwiązań w zespole – efekty są wypracowane szybciej i niejednokrotnie zaskakują uczestników!

Do tej pory pamiętam dwugodzinny miniwarsztat dla grupy ok. 20 konstruktorów, którzy potrzebowali dostarczyć do centrali firmy pomysły na ulepszenie produktu, które można by było szybko wprowadzić na rynek. Już od jakiegoś czasu borykali się z tematem, krążąc wokół znanych im rozwiązań bądź przekopując archiwa
w poszukiwaniu wcześniej zgłaszanych propozycji ulepszeń, które do tej pory nie mogły być zastosowane z nadzieją, że te pomysły będą teraz przydatne. Podczas warsztatu najpierw zaproponowałam kilka ćwiczeń na rozgrzanie ich twórczych zasobów, a następnie przystąpiliśmy do wykorzystania różnorodnych metod heurystycznych, które pomogły wygenerować kilkaset pomysłów! Do tej pory pamiętam szczęście wymalowane na twarzy kierownika zespołu, który mógł przesłać do centrali prezentację bogatą w propozycje do natychmiastowego wdrożenia.

Angażujące przywództwo

Coraz częściej mówi się o facylitacji w kontekście zarządzania zespołem. Manager, któremu zależy na włączeniu swoich pracowników np. w procesy decyzyjne, może stosować podejście facylitacyjne – nie narzucać swojej opinii, nie wskazywać konkretnego rozwiązania ani nie ukierunkowywać dyskusji na określony efekt, ale tak aranżować dyskusję, aby przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi i technik facylitacyjnych, pracownicy mogli sami wypracować najlepsze rozwiązanie. Taki partycypacyjny model sprzyja zwiększaniu motywacji pracowników i sprawdza się w środowisku pracy, gdzie liczy się wysoka jakość i nietuzinkowość pomysłów. I choć część z managerów może odczuwać obawę przed dzieleniem się taką odpowiedzialnością ze swoimi pracownikami, to wielu z nich mówi potem, że dzięki facylitacji możliwości zespołu zdecydowanie się zwiększają.

Pracując z zespołami podczas facylitowanych sesji mogę z radością obserwować, jak wiele daje słuchanie poszczególnych osób i ich opinii i jak wielka jest moc współtworzenia z tych różnych postaw i poglądów wspólnych efektów. Widzę wielką siłę w zastosowaniu facylitacji i wierzę, że takie podejście buduje  przyjazne środowisko pracy, co przekłada się na wymierne efekty.

Aleksandra Bukowska, facylitatorka i trenerka z 13-letnim doświadczeniem pracy w korporacji i zespołach projektowych; jako trener – freelancer pracuje od 2016 roku. Fascynuje ją praca z grupami i wypracowywanie wspólnych rozwiązań tam, gdzie wydaje się, że jest to niemożliwe. Na Sali szkoleniowej spędziła ok. 1000 godzin, facylitując procesy ustalania strategii, definiowania celów, organizowania projektów oraz ich podsumowywania, podejmowania różnorodnych decyzji  i usprawniania współpracy w zespole czy organizacji. Szkoli z obszarów komunikacji interpersonalnej,  twórczego rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji oraz zarządzania zmianą.